Общие условия участия

ОРГАНИЗАТОР ВЫСТАВКИ

Общество с ограниченной ответственностью «ЭкспоСистемс». Предприятие организует и проводит международные специализированные выставки в Республике Беларусь при поддержке соответствующих Министерств Республики Беларусь.

Участник выставки, подписавший Договор на участие в выставке, в дальнейшем именуемый Экспонент, обязан соблюдать требования общих условий участия в международных выставках, изложенных в настоящем документе.

Получение Организатором выставки от Экспонента Договора на участие в выставке (в том числе по идентифицированному факсу), подписанного уполномоченным представителем Экспонента, означает, что организатор выставки и Экспонент заключили договор на участие в выставке, в соответствии с которым, Экспонент согласен принять участие в выставке и полностью оплатить свое участие в ней в порядке и на условиях, определенных в вышеуказанном Договоре на участие в выставке.

Экспонент также признает, что Организатор выставки понесет расходы, связанные с выполнением своих обязательств по указанному Договору на участие, и поэтому не будет требовать возврата уплаченных Организатору выставки денежных средств (за исключением случая отмены выставки). Кроме того, Экспонент обязуется возместить организатору Выставки убытки, связанные с выполнением указанного Договора-заявки, если таковые имели место.

1. ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ

1.1. Для оформления участия в выставке необходимо в адрес Организатора выслать заверенные подписью и печатью заявочные формы (не позднее, чем за 10 дней до открытия выставки):

  • Договор на участие в выставке.
  • План стенда с перечнем дополнительного оборудования и услугами, если необходимы.
  • Информацию для внесения в электронную версию каталога выставки (предоставляется только в электронном виде).

1.2. Оформленные заявочные формы являются официальными финансовыми обязательствами.

1.3. После получения подписанного Договора на участие в выставке Организатором выставки указанный Договор не может быть аннулирован в одностороннем порядке со стороны Экспонента.

1.4. Экспоненты, не представившие заявочные формы для внесения в каталог, включаются в каталог на основе информации, имеющейся в Договоре на участие. Претензии по поводу не включения в каталог или ошибок в информации в этом случае не принимаются.

2. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ — ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

2.1. Стоимость участия в выставке определяется в соответствии с расценками, приведенными в формах: ”Формы участия и расценки“, ”Услуги и оборудование“, ”Информация для каталога“ и оплачивается на основании счета, выставляемого Экспоненту Организатором. Порядок и сроки платежей указываются в счете. Оплата за участие в выставке производится Экспонентом на р/с Организатора в сроки, указанные в выставленном счете. Для нерезидентов в иностранной валюте, для резидентов в белорусских рублях. В случае неоплаты заявленной выставочной площади за 10 дней до открытия выставки предоставление выставочной площади не гарантируется. Экспонент не имеет права выставлять свои экспонаты до полной оплаты своего участия в соответствии с Договором на участие в выставке.

2.2. Подтверждение Организатором бронирования выставочной площади за Экспонентом (на основании Договора) производится при условии предварительной оплаты суммы стоимости регистрационного сбора за участие в выставке.

2.3. За просрочку платежей Экспонент уплачивает Организатору пеню в размере 0.2% от суммы платежа за каждый день просрочки. Уплата пени не освобождает Экспонента от взятых на себя обязательств.

2.4. Организатор вправе установить льготные условия оплаты выставочной площади: — За аренду площади свыше 15 кв.м. — скидка до 5% — За аренду площади свыше 24 кв.м. — скидка до 10% — За аренду площади свыше 36 кв.м. — скидка до 15%

2.5. Выставочные площади, не занятые Экспонентом ко времени открытия выставки считаются свободными и Организатор имеет право распорядиться ими по своему усмотрению. В этом случае полученная сумма за участие в выставке Экспоненту не возвращается.

2.6. Отказ от заявленной площади на участие в выставке менее, чем за 45 дней до её начала влечет за собой уплату Организатору неустойки в размере 50% от суммы выставленных счетов, 100% — при отказе от участия менее, чем за 30 дней до начала выставки. В случае отказа от участия в выставке регистрационный сбор экспоненту не возвращается.

2.7. Действие Договора между Организатором и Экспонентом прекращается после выполнения Сторонами своих обязательств. Датой окончания предоставления Организатором услуг по участию Экспонента в выставке является день окончания работы выставки. Объем предоставленных Организатором услуг определяется на основании выставленных Экспоненту счетов.

2.8. Если Экспонент не подписывает двусторонний Акт сдачи-приемки работ и не предоставляет письменного мотивированного отказа от приемки работ и услуг в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента предоставления Акта Организатором, Организатор имеет право составить односторонний Акт, являющийся основанием для проведения расчетов между сторонами.

3. СТРОИТЕЛЬСТВО СТЕНДА

3.1. При заказе строительства нетиповых стендов к Договору на участие необходимо приложить план стенда со схемой расстановки электрооборудования, водоснабжения, воздухоснабжения, набора мебели и оборудования.

3.2. Экспонент может производить застройку стенда самостоятельно или с привлечением третьей стороны, при условии согласования проекта стенда с Организатором (не позднее чем за 20 дней до начала монтажа выставки). Стенд должен соответствовать строительным нормам и предписаниям Организатора.

3.3. Экспонент, планирующий строительство стенда с элементами конструкций выше стандартной высоты 2,5 м., должен согласовать расположение стенда с Организатором выставки, т.к. конструкции должны быть увязаны с соседними стендами и не должны нарушать общую планировку, мешать работе на соседних стендах.

3.4. Монтаж-демонтаж стенда и экспонатов должен производиться только в пределах арендуемой площади при обязательном условии оставления проходов свободными.

3.5. Заказ на изменение планировки стенда или дополнительное оборудование за 2 дня до начала выставки и во время работы выставки принимается со 100% наценкой и только при условии наличия.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН, СТРАХОВАНИЕ

4.1. Страхование экспонатов от любого нанесенного ущерба Экспонент осуществляет самостоятельно.

4.2. Организатор обеспечивает круглосуточную общую охрану на территории выставки, не осуществляя при этом индивидуальную охрану стенда. Организатор рекомендует во время работы выставки проявлять осторожность для сохранности экспонатов, ценных предметов, личных вещей.

4.3. Организатор не несет ответственности за сохранность экспонатов или собственности Экспонента в случае потери, порчи, кражи на выставке, повреждений в рабочее время выставки (с 9.00 до 19.00 часов), в дни монтажа и демонтажа выставки, а также имущества и инвентаря Экспонента, не успевшего своевременно вывезти свои экспонаты с территории павильона.

4.4. Экспонент может крепить иллюстративные материалы к панелям ограждения, не нанося им при этом повреждений. Стоимость поврежденных элементов конструкций стенда взыскивается с Экспонента в четырехкратном размере.

4.5. Экспонент несет ответственность за содержание и достоверность информационных рекламных материалов и за их соответствие требованиям Закона РБ ”О рекламе“ передаваемых Организатору выставки, а также за качество представленных на выставке экспонатов.

4.6. Экспонент (его представитель) несет ответственность за любой ущерб, нанесенный третьим сторонам во время участия в выставке, включая повреждения, причиненные павильону и выставочному оборудованию.

4.7. Организатор имеет право, если того требуют обстоятельства, после подтверждения заявки изменить месторасположение предоставляемой экспоненту площади.

5. РАБОТА НА ВЫСТАВКЕ

5.1. Все монтажные работы на стендах, работы по упаковке и расстановке экспонатов, вывоз тары должны быть закончены в последний день монтажа выставки до 20.00. Организатор имеет право переставить или убрать за счет Экспонента все, что может мешать нормальной работе выставки.

5.2. Размещение элементов рекламы на стенах, конструкциях, баннерах, колоннах, полу и других частях павильона согласовывается с Организатором и оплачивается по дополнительному тарифу.

5.3. Любые рекламные акции, проводимые Экспонентом на выставке, должны быть согласованы с Организатором в письменной форме.

5.4. Конкурсы, лотереи, розыгрыши и призовые соревнования проводятся только в соответствии с законодательством Республики Беларусь и с письменного разрешения Организатора.

5.5. Организатор имеет право ограничить любой вид аудио и видео рекламы.

5.6. Специальная подсветка на фризовой панели должна освещать только данную фризовую панель. Мигающий свет не допускается. Организатор оставляет за собой право отключить электропитание устройства Экспонента, свет которого мешает работе других Экспонентов выставки.

5.7. Продажа экспонатов и оборудования на выставке осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

5.8. Запрещается демонтаж стенда, упаковка и вынос экспонатов со стенда до официального закрытия выставки.

5.9. Уборка арендуемых площадей обеспечивается самим Экспонентом либо по его заказу, согласно выставленного счета.

6. СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ И ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ

6.1. Экспонент обязан соблюдать правила пожарной безопасности, а также требования техники безопасности.

6.2. Запрещается размещать на стендах экспонаты, являющиеся пожароопасными либо легковоспламеняющимися.

6.3. Для стендов, оборудованных по индивидуальному проекту, во время заезда, монтажа и в период выставки, у Экспонента должны быть: планировка стенда, сертификат, подтверждающий, что используемые при строительстве материалы и конструкции, включая напольное покрытие, дерево, подиум и др. прошли противопожарную обработку и не являются легковоспламеняющимися и пожароопасными, договор с фирмами, осуществившими противопожарную обработку материалов, а так же огнетушители по установленным нормам. Наличие огнетушителей обязательно и для стандартных стендов с экспонатами, представляющих повышенную пожароопасность.

6.4. На территории выставки запрещается пользоваться открытым огнем. Курение разрешено только в зонах для курения.

7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

7.1. В первый день работы выставки Экспонент обязан произвести проверку взаиморасчётов с Организатором и произвести необходимые доплаты.

7.2. Сроки проведения монтажа и демонтажа определяются Организатором в зависимости от профиля выставки.

7.3. Суборганизатор несет полную ответственность за соблюдение Общих условий участия всеми Экспонентами коллективной экспозиции.

7.4. Передача со стендов проданных экспонатов не допускается до окончания работы выставки.

7.5. Категорически запрещается Экспонентам устранять собственными силами неисправности в работе установленного на стенде электрооборудования, а также самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного павильона.

7.6. В случае досрочного отъезда Экспонента с выставки ранее установленного Организатором времени, Экспонент выплачивает Организатору неустойку в размере 50% платы занимаемой им выставочной площади.

7.7. Стороны признают в качестве подлинных факсимильное воспроизведение подписей своих представителей и оттисков печатей, в том числе выполненные способом цифровой (электронной) связи.